איך Sterling & Associates מנעו שחיקה בעונת המס העמוסה ביותר שלהם
משרד רואי חשבון בן 28 אנשים מבוסטון לא הייתה לו נראות לשעות נוספות בעונת המס. שלושה עובדים נשחקו בשנה אחת. Timedox שינתה את האופן שבו הם מנהלים את העונה העמוסה.
על החברה
Sterling & Associates CPAs הוא משרד רואי חשבון מלא בבוסטון המשרת 200+ לקוחות בהכנת מס, ביקורת וייעוץ. הצוות בן 28 האנשים שלהם כולל רואי חשבון, אסוציאייטים וצוות אדמיניסטרטיבי.
השותף המנהל מייקל טורס מנהל את המשרד. האתגר התפעולי הגדול שלו אינו מורכבות חוקי המס. זה ניהול עומס העבודה בשיאים העונתיים שמגדירים את המקצוע: עונת המס (ינואר עד אפריל) ועונת הביקורת (רבעון 3).
"איבדנו שלושה אנשים לשחיקה בשנה שעברה. אפילו לא ידעתי שהם עובדים שבועות של 70 שעות עד שהם התפטרו."
בעונת המס, הצוות של Sterling עובד באופן קבוע שבועות של 55-70 שעות. אבל למייקל לא הייתה נראות בזמן אמת למי עמוס מדי. רישום הזמן היה שבועי, והעובדים דיווחו על שעות בחסר כדי לא להיראות איטיים.
שלושה אסוציאייטים מנוסים נשחקו והתפטרו בשנה אחת. עד שמייקל הבחין בסימני האזהרה בדוחות הנוכחות שלהם, היה מאוחר מדי.
“לא יכולתי להגיד לך ביום נתון בעונת המס מי עובד 50 שעות ומי עובד 70. עד שראיתי את הנתונים, הנזק כבר נעשה.”
3
עובדים שאבדו לשחיקה בשנה אחת
55+ hrs
שבוע עבודה ממוצע בעונת המס
0%
נראות שעות נוספות בזמן אמת
למה הם בחרו ב-Timedox
מייקל היה צריך מעקב שעות נוספות אוטומטי ובזמן אמת. עם Automatic In-Out, אפליקציית הדסקטופ של Timedox לוכדת כל שעה בלי שהעובדים יצטרכו לעשות משהו נוסף בחודשים הכי לחוצים שלהם.
“בעונה העמוסה, הצוות שלי שקוע 12 שעות ברצף. הדבר האחרון שאני מתכוון לבקש מהם הוא לרשום זמן. Timedox לוכדת את זה אוטומטית. עכשיו אני רואה את השעות הנוספות מצטברות בזמן אמת.”
מעקב ברמת ההתקשרות היה חשוב לא פחות. מייקל היה צריך לדעת אילו התקשרויות לקוח אכלו הכי הרבה שעות כדי שיוכל לחלק מחדש את העבודה לפני שמישהו יגיע לנקודת שבירה.
ניטור שעות נוספות
התראות בזמן אמת כשעובדים מתקרבים לסף השעות הנוספות. מנעו שחיקה באופן יזום.
מעקב התקשרויות
שעות ממופות ללקוחות ולסוגי התקשרות. ראו לאן הזמן הולך לפי מועד יעד.
Automatic In-Out
בלי הזנה ידנית בעונה העמוסה. כל שעה נלכדת בזמן אמת.
מה ש-Sterling & Associates CPAs רואים כל יום
אותו לוח בקרה של Timedox שכל לקוח משתמש בו. בלי פיתוח בהתאמה אישית, רק נתונים ברורים.
לוח בקרה
סקירת צוות
פעילים כעת
18
+3 מאתמול
סך שעות
142h
בהפסקה
2
אתרים
4
שרה מילר
מטה ראשי
ג'יימס צ'ן
משרד מרכז העיר
מריה לופז
מרחוק
דיוויד קים
אתר שטח A
מהרשמה ועד אימוץ מלא
הקמה לפני העונה
מייקל הטמיע את Timedox שלושה חודשים לפני עונת המס. הצוות התרגל למערכת בחודשי רבעון 4 בעצימות נמוכה יותר. אפס שיבוש.
עונת המס מתחילה עם נראות מלאה
בפעם הראשונה, מייקל יכול היה לראות שעות בזמן אמת לכל עובד מהיום הראשון של עונת המס. בלי לחכות עד יום שישי לדוחות הנוכחות השבועיים.
התראת השעות הנוספות הראשונה הופעלה
Timedox סימנה שני אסוציאייטים שהתקרבו לשבועות של 60 שעות עד יום רביעי. מייקל חילק מחדש את עומס הלקוחות שלהם לפני שהשבוע נגמר. שניהם היו בדרך ל-70+ שעות.
רווחיות ההתקשרויות גלויה
נתונים בזמן אמת חשפו שלוש התקשרויות לקוח שצרכו 40% יותר שעות מהמתוקצב. מייקל ניהל מחדש שכר טרחה והתאים את האיוש לפני שהעונה הסתיימה.
עונת המס הבריאה ביותר אי פעם
אפס התפטרויות עובדים. אפס מקרים הקשורים לשחיקה. השעות הנוספות הממוצעות היו נמוכות ב-15% מהשנה הקודמת, למרות טיפול ב-12% יותר לקוחות.
מבפנים ב-Sterling & Associates CPAs
המספרים אחרי שנה
0
עובדים שאבדו לשחיקה (היו 3 בשנה הקודמת)
15%
הפחתה בשעות הנוספות הממוצעות
12%
יותר לקוחות טופלו עם אותו צוות
100%
נראות שעות נוספות בזמן אמת בעונת המס
"בעונת המס, נהגנו לאבד מעקב אחרי מי עובד שבועות של 70 שעות. עכשיו אני רואה את זה בזמן אמת ויכול לחלק מחדש לפני שהשחיקה פוגעת. הייתה לנו העונה העמוסה הבריאה ביותר אי פעם. אפס התפטרויות."
מייקל טורס
שותף מנהל, Sterling & Associates CPAs
נכנסים לעונה העמוסה?
Timedox נותנת למשרדי רואי חשבון ניטור שעות נוספות בזמן אמת ומעקב התקשרויות. התחילו תקופת ניסיון חינם לפני הלחץ.