איך Bright Canvas Creative החזירו לעצמם $142K בשעות שלא חויבו
סוכנות קריאייטיב בת 22 עובדים באוסטין איבדה הכנסות משעות שלא נמדדו. הנה איך הם עלו מ-54% ל-78% ניצולת שעות לחיוב בתוך שישה חודשים.
על החברה
Bright Canvas Creative היא סוכנות מיתוג ודיגיטל מלאה מאוסטין, טקסס. הסוכנות נוסדה ב-2018 על ידי שרה מיטשל, וצמחה ל-22 אנשים בתחומי עיצוב, פיתוח, אסטרטגיה וניהול לקוחות.
הם עובדים עם לקוחות מהמגזר הבינוני במתכונת ריטיינר: מערכות זהות מותג, בניית אתרים, קמפיינים ברשתות החברתיות ואסטרטגיית תוכן. רוב הפרויקטים נמשכים 2-6 חודשים עם צוותים של 3-5 אנשים שעובדים על כמה לקוחות במקביל.
"ידענו שאנחנו משאירים כסף על השולחן. פשוט לא ידענו כמה."
כמו רוב הסוכנויות, ב-Bright Canvas הסתמכו על הצוות שירשום שעות ידנית בסוף כל יום. בפועל, רוב האנשים הזינו את השעות במרוכז בשישי אחר הצהריים, תוך הערכה של מה שעשו במהלך השבוע.
התוצאה: דוחות נוכחות לא מדויקים, שעות שלא חויבו ונפלו בין הכיסאות, ואפס נראות לשאלה אם הצוות מנוצל יתר על המידה או פחות מדי.
“המעצבים שלנו היו יושבים שעתיים בסיעור מוחות, ואז שוכחים לרשום את זה. המפתחים היו מתחלפים בין שלושה לקוחות ביום ופשוט מעגלים לשעה הקרובה. חייבנו 54% מהקיבולת שלנו ותהינו למה השוליים כל כך צרים.”
54%
ניצולת שעות לחיוב לפני Timedox
~$12K
שעות שלא חויבו שאבדו לכל אדם, בשנה
8+ hrs
מושקעות מדי חודש בהתאמת דוחות נוכחות
למה הם בחרו ב-Timedox
שרה בחנה ארבעה כלים למעקב שעות עבודה. שניים היו מורכבים מדי. אחד דרש יותר מדי הזנה ידנית. Timedox בלטה מסיבה אחת: יכולת ה-Automatic In-Out של אפליקציית הדסקטופ.
“לא רציתי עוד כלי שהצוות שלי ישנא. העובדה ש-Timedox יכולה לזהות מתי מישהו מתיישב מול המחשב ולהחתים אותו אוטומטית הייתה הגורם המכריע. הצוות שלי אפילו לא חושב על זה.”
המעקב מבוסס הפרויקטים ותיוג השעות לחיוב סגרו את העסקה. כל שעה יכלה להיות ממופה ללקוח ומתויגת כלחיוב או פנימית, בהקשה אחת אם הצוות רצה להוסיף פירוט, או אוטומטית לחלוטין אם לא.
Automatic In-Out
אפליקציית הדסקטופ מחתימה כניסה/יציאה לפי נוכחות. בלי כפתורים, בלי תזכורות.
תיוג שעות לחיוב
כל שעה מתויגת כלחיוב או פנימית. ברירת מחדל לחיוב לפי פרויקט.
דוחות ניצולת
יחסי שעות לחיוב בזמן אמת לכל אדם, צוות והתקשרות לקוח.
מה ש-Bright Canvas Creative רואים כל יום
אותו לוח בקרה של Timedox שכל לקוח משתמש בו. בלי פיתוח בהתאמה אישית, רק נתונים ברורים.
לוח בקרה
סקירת צוות
פעילים כעת
18
+3 מאתמול
סך שעות
142h
בהפסקה
2
אתרים
4
שרה מילר
מטה ראשי
ג'יימס צ'ן
משרד מרכז העיר
מריה לופז
מרחוק
דיוויד קים
אתר שטח A
מהרשמה ועד אימוץ מלא
הקמה והטמעה
שרה הקימה את חשבון Timedox, יצרה פרויקטים לכל לקוח פעיל, והזמינה את כל 22 חברי הצוות. אפליקציית הדסקטופ הותקנה על כל מחשב. סך זמן ההקמה: 45 דקות.
Automatic In-Out עולה לאוויר
מעצבים, מפתחים ואסטרטגים הפסיקו להחתים כניסה ידנית. זיהוי הנוכחות של אפליקציית הדסקטופ טיפל בזה בשקט. הצוות בקושי הרגיש במעבר.
הופק דוח שעות לחיוב ראשון
שרה ייצאה את הנתונים של החודש הראשון. המספרים היו מפתיעים: הצוות עבד 22% יותר שעות לחיוב ממה שרשם. זה היה $11,800 של זמן שלא חויב בחודש אחד.
נקבעו יעדי ניצולת
עם שלושה חודשים של נתונים מדויקים, ב-Bright Canvas קבעו לראשונה יעדי ניצולת ברמת הצוות. הם שינו את המבנה של שתי התקשרויות לקוח לא רווחיות והעבירו משאבים לפרויקטים עם שוליים גבוהים יותר.
חיוב הלקוחות עבר מהפכה
חשבוניות הלקוחות כללו כעת דוחות זמן מפורטים של Timedox. שני לקוחות שבעבר ערערו על שעות דווקא הגדילו את הריטיינר שלהם אחרי שראו את השקיפות. אפס מחלוקות חיוב מאז ההשקה.
מבפנים ב-Bright Canvas Creative
המספרים אחרי שנה
$142K
בשעות לחיוב שהוחזרו (שנה ראשונה)
78%
שיעור ניצולת שעות לחיוב (עלייה מ-54%)
12 hrs
נחסכות בחודש בהתאמת דוחות נוכחות
100%
אימוץ בצוות תוך שבועיים
"Timedox לא רק עזרה לנו למדוד זמן. היא שינתה את האופן שבו אנחנו מבינים את העסק שלנו. אנחנו רואים אילו לקוחות רווחיים, אילו צוותים עמוסים מדי, ולאן הולכת כל שעה. הרווחנו יותר כסף בלי לעבוד יותר."
שרה מיטשל
מייסדת ומנהלת הסוכנות, Bright Canvas Creative
מוכנים למצוא את השעות שלא חייבתם?
Timedox עובדת אותו דבר לכל סוכנות. התחילו תקופת ניסיון חינם וראו את מספרי הניצולת האמיתיים שלכם תוך שבוע.